Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung in dieser Anwendung (Zynxta – Rechnungs- und Kundenverwaltung) ist:

Ruhrcom IT GbR
Lockhofstraße 10a
45881 Gelsenkirchen
Deutschland
Vertreten durch: Volkan Yildiz und Burak Yigit
E-Mail: info@ruhrcom.it

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da hierzu keine gesetzliche Pflicht besteht. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte E-Mail-Adresse.

2. Überblick

Zynxta ist eine interne Anwendung, mit der wir Kunden verwalten, Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungseingänge erfassen, Eingangsrechnungen verbuchen und einen Newsletter an Kunden versenden. Personenbezogene Daten verarbeiten wir dabei nur, soweit dies für diese Zwecke erforderlich ist oder Sie eingewilligt haben. Die Anwendung bindet keine externen Schriftarten, Analyse- oder Tracking-Dienste, Social-Media-Plugins oder Werbenetzwerke ein; alle Programmbestandteile werden von unserem eigenen Webspace geladen.

3. Hosting

Die Anwendung, die Datenbank und das E-Mail-Postfach für den Versand werden bei folgendem Anbieter in Deutschland betrieben:

ALL-INKL.COM - Neue Medien Münnich
Inhaber: René Münnich
Hauptstraße 68
02742 Friedersdorf
Deutschland

Der Hoster verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Vertragserfüllung dient.

Server-Logfiles

Beim Aufruf der Anwendung verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp und Betriebssystem in sogenannten Server-Logfiles. Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und werden vom Hoster nach kurzer Zeit gelöscht bzw. anonymisiert.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:

• zynxta_sid – Sitzungscookie, damit Sie nach der Anmeldung angemeldet bleiben. Wird beim Abmelden bzw. Schließen des Browsers gelöscht.

Nach 15 Minuten ohne Aktivität werden Sie aus Sicherheitsgründen automatisch abgemeldet. Damit das auch über mehrere geöffnete Tabs hinweg funktioniert, speichert die Anwendung den Zeitpunkt Ihrer letzten Aktivität im lokalen Speicher Ihres Browsers (Local Storage); er wird nicht an uns übertragen.

Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO. Eine Einwilligung ist für diese Cookies nicht erforderlich. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein.

5. Benutzerkonten der Anwendung

Die Anwendung ist nur für unsere Gesellschafter, Mitarbeitenden und von uns berechtigte Personen (z. B. Steuerberater) zugänglich. Dafür verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, ein verschlüsselt gespeichertes Passwort (Hash), optional Telefonnummer, Position und Profilbild, Einstellungen sowie – bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung – den Schlüssel der Authenticator-App und verschlüsselte Wiederherstellungscodes.

Zur Sicherheit protokollieren wir Anmeldungen, aktive Sitzungen (inkl. IP-Adresse und Browser), fehlgeschlagene Anmeldeversuche sowie wesentliche Aktionen in der Anwendung (Protokoll). Fehlgeschlagene Anmeldeversuche werden nach 24 Stunden, inaktive Sitzungen nach 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. § 26 BDSG (Beschäftigungsverhältnis) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit, Nachvollziehbarkeit). Konten werden gelöscht, sobald der Zugang nicht mehr benötigt wird, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Benutzer können ihre gespeicherten Kontodaten jederzeit unter „Mein Konto“ exportieren.

6. Kundendaten, Rechnungen und Dokumente

Für die Abwicklung unserer Verträge verarbeiten wir Daten unserer Kunden und deren Ansprechpartner: Firmenname, Name des Ansprechpartners, Anschrift, E-Mail-Adresse, USt-IdNr., Kundennummer, Zahlungsart und -ziel, bei Lastschrift IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum, Rechnungen mit Positionen und Zahlungsstatus, interne Notizen sowie hochgeladene Dokumente wie Verträge.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB). Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer auf (in der Regel 8 bzw. 10 Jahre); danach werden sie gelöscht. Wird ein Kunde gelöscht, bleiben bereits gestellte Rechnungen aus diesem Grund erhalten.

E-Mail-Versand von Rechnungen

Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden wir per E-Mail über unser Postfach bei ALL-INKL.COM. Die Rechnung liegt dabei als PDF und – sofern eingestellt – zusätzlich als elektronische Rechnung (XRechnung, XML) bei. Über den Versand speichern wir ein Protokoll (Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Ergebnis).

7. SEPA-Lastschrift über GoCardless

Bei Kunden, die uns ein SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, erfolgt der Einzug über unseren Zahlungsdienstleister:

GoCardless Ltd.
Sutton Yard, 65 Goswell Road
London, EC1V 7EN, Vereinigtes Königreich

Dazu werden Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, IBAN, Mandatsreferenz sowie Betrag und Fälligkeit an GoCardless übermittelt. Die Übermittlung erfolgt nicht aus Zynxta heraus, sondern über das Kundenkonto bei GoCardless. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für das Vereinigte Königreich liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor (Art. 45 DSGVO). Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von GoCardless: gocardless.com/de-de/datenschutz.

8. Newsletter

Einen Newsletter erhalten nur Kunden, die hierin ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) bzw. – bei Bestandskunden – soweit dies nach § 7 Abs. 3 UWG zulässig ist. Verarbeitet werden dabei Name, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse.

Jeder Newsletter enthält einen Link zur Abmeldung; zusätzlich unterstützen wir die Ein-Klick-Abmeldung des E-Mail-Programms. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, auch formlos per E-Mail an info@ruhrcom.it. Wir setzen keine Öffnungs- oder Klickmessung (Tracking-Pixel) ein. Bilder im Newsletter werden von unserem Webspace geladen; dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse in den Server-Logfiles des Hosters verarbeitet (siehe Abschnitt 3).

9. Eingangsrechnungen und Texterkennung

Rechnungen unserer Lieferanten werden in der Anwendung hochgeladen und verbucht. Die Texterkennung (OCR) läuft vollständig im Browser des jeweiligen Benutzers; Belege werden dafür nicht an externe Dienste übermittelt. Gespeichert werden der Beleg und die erkannten Rechnungsdaten (z. B. Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, IBAN des Lieferanten). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den steuerlichen Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

10. Empfänger

Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt nur an die oben genannten Dienstleister (ALL-INKL.COM, GoCardless), an unseren Steuerberater zur Erfüllung steuerlicher Pflichten sowie an Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nur im in Abschnitt 7 beschriebenen Umfang statt.

11. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@ruhrcom.it.

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

12. Datensicherheit

Die Verbindung zur Anwendung ist durch TLS/SSL verschlüsselt. Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert; zusätzlich steht eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung. Hochgeladene Belege und Dokumente liegen in einem geschützten Verzeichnis und sind nur nach Anmeldung abrufbar.

13. Aktualität

Stand dieser Datenschutzerklärung: 10/2026. Wir passen sie an, wenn sich die Anwendung oder die Rechtslage ändert.